De algemene vergadering (van aandeelhouders) van een besloten vennootschap

Tijdens ieder boekjaar wordt ten minste één algemene vergadering gehouden. Waar moet u opletten bij het bijeenroepen van een algemene vergadering? Hieronder worden een aantal aandachtspunten weergegeven. Daarbij wordt ook besproken welke gevolgen het heeft als deze punten niet in acht worden genomen.

 

De oproeping tot de algemene vergadering geschiedt door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders, zoals vermeld in het aandeelhoudersregister. Ook overige vergadergerechtigden moeten worden opgeroepen. De oproeping vermeldt de te behandelen onderwerpen (agenda).

 

De oproeping geschiedt niet later dan op de achtste dag vóór die van de vergadering. Let op, in veel statuten staat nog de oude termijn van vijftien dagen. Indien dit het geval is, dan moet de oude termijn van vijftien dagen worden aangehouden.

 

De algemene vergadering wordt gehouden in de plaats, zoals dat in de statuten is vermeld, of anders in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft.

 

Wanneer voornoemde punten niet in acht worden genomen, dan kunnen er in beginsel geen wettige besluiten worden genomen.

 

De bestuurders en commissarissen hebben tijdens de vergadering een raadgevende stem en moeten dus ook voor de vergadering worden uitgenodigd. Wanneer bestuurders en commissarissen niet in staat worden gesteld hun stem uit te brengen, zijn eventueel genomen besluiten vernietigbaar.

 

Iedere aandeelhouder is bevoegd, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde, het hem toekomende stemrecht uit te oefenen. De overige vergadergerechtigden hebben het recht de vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren.

 

Voornoemde regels zijn niet ingewikkeld, maar moeten wel worden nageleefd. Ervaring leert dat men niet altijd aan deze formaliteiten denkt. Dit kan grote gevolgen hebben. Denk aan bestuurders die niet daadwerkelijk zijn benoemd of ontslagen. Kortom, bereid een algemene vergadering goed voor.

 

Twijfelt u of u de algemene vergadering correct heeft opgeroepen of gaat oproepen, neem dan gerust contact met mij op.

 

Linda Wonnink

Reactie schrijven

Commentaren: 0