Let op de tenderkosten!
Als overheden gaan inkopen zijn zij verplicht de aanbestedingswet te volgen. Dit geldt ook voor speciale sectorbedrijven als bijvoorbeeld ProRail, drinkwaterleiding bedrijven en energie. Gelet op een recente aanmaning van de Europese Cie. aan het adres van de Nederlandse Staat, zou het in de toekomst zo kunnen zijn dat ook woningcorporaties aan de aanbestedingsregels gebonden zijn.
Al deze aanbesteders zijn ook gebonden aan de Gids Proportionaliteit, afgekort als de GP. De GP is een besluit behorend bij de aanbestedingswet en heeft dus wettelijke status. In deze GP zijn tal van regels opgenomen hoe en onder welke voorwaarden mag worden ingekocht. Ook zijn er spelregels te vinden die inhoudelijk iets zeggen over het te sluiten contract.
In het huidige Voorschrift 3.8 van de GP staat vermeld dat inschrijvers recht hebben op een vergoeding, wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving te kunnen indienen.
Bij bouw- en infraprojecten kan dan worden gedacht aan het maken van bijvoorbeeld visiepresentaties, constructieberekeningen of ontwerpwerkzaamheden.
In de praktijk komt het nog vaak voor, dat ondanks de tekst van Voorschrift 3.8 aan inschrijvers geen vergoeding van kosten toekomt wanneer een aanbesteding wordt ingetrokken.
De Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat wil een einde maken aan deze praktijk. In een brief van 01 februari 2019 werd de Tweede Kamer geïnformeerd over een op handen zijnde wetswijziging. Het is de bedoeling dat de wijzing per 1 januari 2020 in werking zal treden, middels het nieuwe Voorschrift 3.8.B. Hierin komt te staan dat het op voorhand uitsluiten van iedere vergoeding van inschrijfkosten in geval van een laattijdige intrekking van de aanbesteding disproportioneel is.
Op 29 oktober 2019 heeft de Staatssecretaris gemeld dat een vergoeding dan aan de orde is als al daadwerkelijk kosten zijn gemaakt, en deze kosten zo aanzienlijk zijn dat een vergoeding ook aan de orde is als de aanbesteding niet zou zijn ingetrokken. Vanaf dat moment dienen dus standaard offertekosten te worden vergoed bij het intrekken van een aanbesteding, daar waar al substantiële werkzaamheden zijn uitgevoerd ter voorbereiding op de inschrijving. De beoordeling hiervan zal maatwerk zijn.
In het kader van goed en deugdelijk tendermanagement zal iedere inschrijver terdege hebben na te gaan of door de speciale voorwaarden van inkoop haar rechtmatige (contract) belangen niet worden geschaad. Voor de sector bouw en installatie, kan Cortex behulpzaam zijn de concept vragen voor een Nota van Inlichtingen vorm te geven.
Mr. Pieter de Vries
Associated Partner Cortex
Bouw & Aanbestedingsrecht