Klachtenregeling Cortex Advocaten

Cortex heeft onderstaande interne klachtenregeling en is aangesloten bij de Geschillencommissie Advocatuur (zie de website: https://www.degeschillencommissie.nl/over-ons/commissies/advocatuur/)

 

 

Versie juli 2016

 

Artikel 1. Begripsomschrijving

Cortex Klachtenreglement: het onderhavige reglement;


Klacht: een schriftelijke uitlating van ongenoegen, door de opdrachtgever, hierna

nader te noemen: “de cliënt” of diens vertegenwoordiger als zodanig kenbaar gemaakt tegen een bij Cortex

aangesloten advocaat;


Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit;


Klachtenfunctionaris: een door het kantoor aangewezen partner die belast is met de registratie,

afhandeling en analyse van de geuite klacht.

 

Artikel 2. Doelstelling

 

De doelstelling van het Cortex Advocaten klachtenreglement is:

  • het vastleggen van een procedure om op klachten van cliënten binnen zo kort mogelijke termijn op een constructieve wijze te reageren;
  • het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  • behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  • advocaten bij Cortex Advocaten adviseren bij cliëntgericht reageren op klachten;
  • verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

Artikel 3. Informatie bij aanvang dienstverlening

  • De bij Cortex Advocaten aangesloten advocaat wijst de cliënt erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert. De Cortex Advocaten klachtenregeling is te  raadplegen op www.cortexadvocaten.nl. In de van toepassing zijnde algemene voorwaarden wordt expliciet melding gemaakt van deze regeling.
  • Cortex Advocaten heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost, kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  • Klachten als bedoeld in artikel 1 van de Cortex Advocaten klachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Geschillencommissie advocatuur.

Artikel 4. De procedure

  • Een cliënt kan een Klacht indienen over het optreden van de behandelend advocaat, hierna nader te noemen: “de Advocaat”. De indiening van de Klacht gebeurt schriftelijk of per e-mail bij de Klachtenfunctionaris van Cortex Advocaten .
  • Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een Klacht wordt deze bij de Klachtenfunctionaris gemeld.
  • De Klachtenfunctionaris stelt de Advocaat in kennis van de Klacht en geeft daarbij de Klager en de Advocaat de gelegenheid een toelichting te geven op de Klacht.
  • De Advocaat probeert samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de Klachtenfunctionaris.
  • De Klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de Klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de Klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de Klacht wordt gegeven.
  • De Klachtenfunctionaris stelt de Klager en de Advocaat schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de Klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  • Indien de Klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de Klager, de Klachtenfunctionaris en de Advocaat het oordeel over de gegrondheid van de Klacht.
  • Indien de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, kunnen betrokkenen de Klacht voorleggen aan de Geschillencommissie advocatuur.

Artikel 5. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  • De Klachtenfunctionaris en de Advocaat nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  • De Klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de Klacht.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden

  • De Klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de Klacht.
  • De advocaat houdt de Klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contacten een mogelijke oplossing.
  • De Klachtenfunctionaris houdt de Klager op de hoogte over de afhandeling van de Klacht.
  • De Klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 7. Klachtregistratie

  • De Klachtenfunctionaris registreert de Klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  • Een Klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

Artikel 8. Benoeming Klachtenfunctionaris

  • Door de bij Cortex Advocaten aangesloten advocaten is mr. Edwin van Dijk benoemd tot Klachtenfunctionaris (dijk@cortexadvocaten.nl).
  • Voor klachten tegen de Klachtenfunctionaris treedt een vervanger van hem op. De vervanger dient een partner te zijn van Cortex Advocaten en wordt aangewezen door de directie van Cortex Advocaten.

Versie juli 2016